DMS (Document Management System) – Elektron Sənəd Dövriyyəsi (ESD), təşkilat daxilində sənədlərin elektron şəkildə yaradılması, redaktə edilməsi, saxlanılması, paylaşılması, imzalanması və izlənməsi proseslərini idarə edən bir sistemdir. Bu sistem, kağız əsaslı sənəd dövriyyəsini rəqəmsal mühitə köçürərək sənədin daha sürətli və təhlükəsiz şəkildə idarə edilməsini təmin edir, iş axışını optimallaşdırır və səhvlərin qarşısını alır.

Əsas funksiyaları:

• Sənədlərin mərkəzləşdirilmiş şəkildə saxlanması
• Rəqəmsal imza və təsdiq mexanizmləri
• Versiya nəzarəti və dəyişikliklərin izlənməsi
• Axtarış və filtr imkanları ilə sənədlərə tez çıxış
• Giriş hüquqlarının idarə olunması
• İnteqrasiya imkanları və avtomatlaşdırılmış iş axınları

Əsas modullar:

Daxil olan sənədlər modulu

• Daxil olan sənədlərin qəbulunu, qeydiyyatını, təsdiqlənməsini və aidiyyəti şəxslərə yönləndirilməsini təmin edir.
• Sənədin bütün dövriyyə mərhələlərini izləyərək tam idarəolunmasını həyata keçirir.

Sənəd qəbulunun qeydiyyatı

• Daxil olan sənədlər sistemdə qeydiyyatdan keçirilir və unikal identifikatorla qeydə alınır.
• Sənədlərin yönləndirilməsi, işlənməsivə izlənməsi inteqrasiya olunmuş şəkildə idarə olunur.

Yönləndirmə və paylanma

• Daxil olan sənədlərsistemdə qeydiyyataalınırvə unikalidentifikatorlaqeydə alınır.
• Sənədlərmüvafiq şöbələrə və ya şəxslərə avtomatik olaraq yönləndirilir

İşləmə və izləmə

• Daxil olan sənədlər yalnız yetkili şəxslər tərəfindən işlənməsi və baxılması təmin edilir.

Təhlükəsizlik və gizlilik

• Sənədlərin hərəkət trayektoriyasının qurulması
• Avtomatik bildirişlər və status izləmə

Rəqəmsal arxivləşdirmə

• Daxil olan sənədlər elektron formatda sistemdə saxlanılır və təhlükəsiz şəkildə arxivləşdirilir.
• Sənədlər unikal identifikator və axtarış funksiyası vasitəsilə asanlıqla tapılır və əldə edilir.

Arxivləşdirmə və ehtiyat nüsxə

• İstifadə müddəti başa çatan sənədlərin arxivə köçürülməsi
• Ehtiyat nüsxələrin avtomatik saxlanması

Hesabatlar və analitika

• Sənəd dövriyyəsi, istifadəçi fəaliyyəti və təsdiq müddətləri üzrə hesabatlar
• İdarəetmə üçün vizual göstəricilər və statistika